Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Bienvenue sur le site internet de Maison de la famille de Charlevoix (ci-après le « Site »). Ce Site appartient et est exploité par la Maison de la famille de Charlevoix. Vous trouverez ici notre politique de confidentialité en lien avec la consultation de ce site ainsi que les conditions d’utilisation du présent site.
La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de la Maison de la famille de Charlevoix. Elle traite notamment des renseignements concernant ses membres en règle, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel et les bénévoles.
Elle s’applique aux relations entre toutes personnes qu’elles soient administratrices, donatrices, membres du personnel, bénévoles, membres, partenaires ainsi qu’à toutes les autres personnes travaillantes ou étant présentes dans les différentes activités de la Maison de la famille de Charlevoix, qu’elles soient homme, femme ou autres.
Elle poursuit les objectifs suivants :
- Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par la Maison de la famille de Charlevoix autant physiquement qu’électroniquement;
- Se doter de balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
Dans un contexte où de nouvelles dispositions entrent en vigueur afin de baliser la protection des renseignements personnels et la vie privée (Loi 25), la Maison de la famille de Charlevoix a révisé sa politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels afin de protéger la vie privée et l’intégrité de toute personne en lien avec son organisation.
Définitions
- Renseignement personnel : C’est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
- Confidentialité : Maintien du secret d’informations (dans une administration, un système informatisé).
Engagements de la Maison de la famille de Charlevoix
La Maison de la Famille de Charlevoix s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels collectés sur ce site Internet, par des formulaires, des événements auxquels vous avez participé, etc.
La Maison de la Famille de Charlevoix offre un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels. Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé.
Les employés ou les employées, les administrateurs ou les administratrices, les bénévoles et les partenaires sont tenus à respecter la confidentialité de vos informations.
La Maison de la Famille de Charlevoix s’engage à respecter les dispositions législatives énoncées dans les lois québécoises et canadiennes.
Responsabilité
La Maison de la famille de Charlevoix assume la responsabilité de la conservation des informations que vous lui remettez et s’engage à les traiter par des méthodes qui en protégeront la confidentialité.
Pour ce, la Maison de la famille de Charlevoix, assure la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
- En mettant en place des mécanismes afin de protéger les informations jugées confidentielles.
- En s’assurant du traitement confidentiel des plaintes;
- En recueillant seulement les données nécessaires ou utiles;
- En appliquant la politique de confidentialité dans le respect de ses valeurs.
Normes de discrétion
Toute personne qui, au sein de la Maison de la famille de Charlevoix, a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit :
- Respecter la vie privée des personnes;
- Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme;
- Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
- Agir selon les valeurs de l’organisme.
Normes de confidentialité
Toute personne à l’intérieur de la Maison de la famille de Charlevoix, qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions, est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.
Exception est faite dans certains cas, où il est essentiel que les intervenantes puissent échanger certaines informations pour une meilleure intervention. Dans ce cas, les personnes concernées doivent aussi garder la confidentialité des informations échangées.
Normes d’échange d’information, tenue de dossier et mesures de sécurité
Échanges d’informations à l’extérieur de la Maison de la famille de Charlevoix
Le conseil d’administration, les bénévoles et les employés ou les employées ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à la Maison de la famille de Charlevoix, avec des personnes extérieures ou non concernées.
Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité.
Si tel est le cas, s’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.
Des informations peuvent être transmises dans certains dossiers, les personnes concernées doivent préalablement avoir signé le formulaire d’autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier, ou dans le cas des supervisions des droits d’accès, le formulaire des droits de transferts des informations.
Échanges d’informations au sein de la Maison de la famille de Charlevoix
La Maison de la famille de Charlevoix s’engage à :
- Limiter les échanges d’informations aux personnes intervenantes lors de réunion d’équipe et à les faire dans un endroit sécurisé (ex. : bureau à porte fermée);
- Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
- S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.
Règles à respecter concernant la tenue de dossier
La Maison de la famille de Charlevoix s’engage à :
- N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;
- Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et s’en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observée par l’intervenante elle-même.
Mesures de sécurité pour limiter l’accès à l’information
Bureaux
- Fermer les portes des bureaux à l’heure du dîner, en fin de journée ou en cas d’absence.
- Nul n’est autorisé à entrer dans le bureau d’un autre en son absence et sans son autorisation.
- Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes de la Maison de la famille de Charlevoix.
Classeurs
- Sécuriser les classeurs contenant les dossiers des membres et des employés ou des employées ainsi que ceux contenant des renseignements personnels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables.
Ordinateurs et autres
- Verrouiller les écrans d’ordinateur à l’heure du dîner ou en cas d’absence, un verrouillage automatique programmé en cas d’oubli ;
- Changer le mot de passe (serveur, ordinateur, boîte vocale ou autre) au besoin;
- Veiller à sécuriser le système informatique;
- Veiller à sécuriser le site web;
- Veiller au plan de contingence : signaler les incidents de confidentialité à la commission d’accès à l’information du Québec.
Procédures de conservation et de destruction des dossiers confidentiels
La Maison de la famille de Charlevoix tient à respecter le droit à la désindexation des personnes qui sont liées de près ou de loin à son instance. De ce fait, toute personne qui en fait la demande peut s’acquérir du droit à l’oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique de la Maison de la famille de Charlevoix.
De plus, La Maison de la famille de Charlevoix s’engage à :
- Identifier une date de péremption (durée de conservation) d’informations personnelles qui s’avéreraient inutiles dans le temps;
- S’assurer que les dossiers fermés sont déchiquetés par un membre de l’équipe de travail ou du conseil d’administration à la fin de la période de conservation;
- Détruire tout autre document confidentiel de la même manière.
Droits des personnes
Portabilité – Toute personne dont des renseignements personnels sont détenus par la Maison de la famille de Charlevoix est en droit de demander de les consulter dans un délai raisonnable et ce, dans un format usuel.
Désindexation – Toute personne qui en fait la demande peut s’acquérir du droit à l’oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique de la Maison de la famille de Charlevoix.
Modalités d’application
La responsable de la protection des renseignements personnels de la Maison de la famille de Charlevoix est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
Les administrateurs ou les administratrices, les employés ou les employées et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
En cas de non-respect de la politique de confidentialité, c’est le conseil d’administration qui doit intervenir.
Si une administratrice ou un administrateur, un employé ou une employée, un bénévole a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente lui impose une sanction conforme aux politiques et règlements de la Maison de la famille de Charlevoix. La sanction peut aller de la réprimande à l’exclusion.
Processus de plainte
La Maison de la famille de Charlevoix s’engage à nommer une personne responsable pour toute question relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels. Le nom de cette personne sera affiché sur le site web de l’organisme. Toute plainte pourra être acheminée à cette personne et sera traitée selon la procédure prévue à cet effet.
Pour porter plainte concernant l’application de ladite politique, les personnes doivent communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Les plaintes doivent être envoyées par écrit (courriel ou poste) à :
Madame Julie Larouche
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : info@mfcharlevoix.com
Tél. : (418) 665-3282 poste 221
Les informations suivantes sont requises dans la plainte :
Nom
Coordonnées (Numéro de téléphone)
Objet
Motif de la plainte
Les plaintes sont traitées de façon confidentielle dans un délai de 30 jours.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur au moment de la présente publication. Elle pourra être modifiée au moment opportun après analyse. La modification doit respecter les valeurs et les règlements de la Maison de la famille de Charlevoix.